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第214段 レイアウトは作業導線と見せ方を考える
 テーマ バックオフィスを効率化する) 平成18年2月27日

●導線考慮してOA機器、キャビネットを配置

 バックオフィスを効率化するためには、事務所のレイアウトをきちんとすることだ。総務、経理は、書類の情報管理をする生産現場である。工場や飲食店と同じで、効率よく仕事をするためには作業導線が良いに限る。

 人間の動作で考えると、コピー機が10メートル先にあるのと5メートル先にあるのでは、往復で10秒ぐらい違う。たかが10秒と侮ってはならない。全従業員で積み上がる分が人件費のムダづかいになる。ファクス機、キャビネットも同様である。

 プリンターは頻繁に使うものであり、10万円ぐらいで購入できるため、従業員が20人の会社であれば3台ぐらいあるのが一般的だ。各部署に1台ずつ置けば、歩く距離が縮まるのに、3台をまとめて置いている会社が多い。レイアウトを軽視している表れである。

●職場は来客に見せる営業ツール

 来客にどう見せるかを考えることも重要だ。お客さんが「この会社に仕事をぜひ任せたい」という気持ちになるような職場が望ましい。営業ツールの役割を担っていることを意識して、最初にレイアウトをきちんと考えておく必要がある。

 まず考えることは受付。来客の対応がすぐできるようにするためには、作業導線を短くするだ。きちんとした受付を設けていないと、お客さんは声をかけづらいうえに、声をかけても返事が返ってくるのが遅いというマイナスの印象が残る。

 次にはお客さんをご案内する応接室をどこに設けるか。入り口近くにするのか、職場を見せるのか、見せるとすれば、どの程度か。それによって用意するパーティションが変わっている。応接室の第一印象を良くするには、応接セットの質や掛ける絵画、観葉植物などが決め手となる。


 文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
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(一言)

 事務所は、戦場だよ。






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