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第382段 解決法2:できない理由を探り、最適な方法を見つけ出す
 テーマ 従業員をうまく仕切る 平成21年5月18日

●守らない理由を分析する

 組織では、効率的で効果が上がる仕組みをつくり、きちんと運用することが、利益を出したり、ミスを防いだりするカギになる。「PDCAサイクル」の中で、大切なのはAction(改善)をして、最初のPlan(計画)に戻すことだ。

 たとえば、「毎日、営業日報を書いてください」と会議で決まったとする。最初は「わかりました」といって書くが、1週間後には出てこなくなる。社長が注意しても、「忙しくて、先週はできませんでした」という言い訳をする。

 このような場合、営業日報を書かせること自体が不効率ということもあるため、営業日報が書けない理由を分析する。項目数が多いのか、毎日ではなく、週3日にすればいいのか。課ごとにバラツキがあれば課長が悪いのか、営業会議をしたほうがいいのかなど、行わない理由を詰めて、会社として最適な方法を見つけ出す。決まったら、必ず守らせて運用していく。

●ミスが起きない仕組みとは

 私の事務所では、グループウェアを使って、郵便の管理をしている。従業員それぞれが、社名、部署、肩書き、名前、送る書類について書くと、郵便の担当者がタックシールや送り状をつくり、依頼した者が最終確認をして、投函している。

 最終確認をしないと、宛先や役職を間違えるなどして、申告書が期限どおりに届かないという事故が起きる。事故が起きてはじめて身にしみるが、起こらないほうがいい。起こらない仕組みをつくって運用すれば、万全というわけだ。


 文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
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(一言)

 給与泥棒は、誰ですか。




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