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■第466段 環境を保全して事故に備える
（テーマ パソコンで情報活用する） 平成２４年８月２０日
●データとともに環境もバックアップする必要がある
レンタルサーバー業者にデータ消失の事故が起こったとき、クライアントの手元にコンテンツのバックアップデータがある場合には、環境設定が無事なら比較的早期に復旧できる可能性がある。しかし、データベースやアプリケーション系、あるいはメールシステムの設定までをも全部潰してしまっていたら、機能の再設定に手間取ることになる。
データは無事でも、アプリケーションが機能しなければ意味がない。たとえば、年賀状の宛名として住所録に５万社のリストがあっても、プリントアウトできなければ、ゼロから再構築する以外にないのだ。要はデータだけバックアップをとってもだめで、環境もバックアップして保全していかなくてはいけないということだ。環境のバックアップは、データに比べて時間も容量もお金もかかるが、絶対にやらなければならない。
エクセルやワードの汎用データレベルなら、バージョンアップでファイル形式が変わってもアクセスしやすいが、業務系のアプリケーションでは古いデータが読めなくなることもある。アクセスはバージョンが変わるたびに前のバージョンが読めなくなる。それを知らずに、エクセルよりアクセスの方ができることが多いからと、アクセスをデータベースとして開発していくと、バージョンアップのときに想定外の事態が生じたりする。
●ソフトのバージョンアップに備える
私の事務所ではＯＳ（オペレーティングシステム）として、いちばん安定したものを使いたいと思っている。ウインドウズ９８を最初に使ったあと、２０００やビスタは使わず、いまはＸＰで、次は７を導入する。いま使っているノートパソコンが壊れる前に７を購入し、リスク管理する。パソコンが壊れれば、ソフトウエア的な問題なら初期化し、再インストールやリカバリーができないハードウエア的な問題なら即、乗り変える。いまはＸＰのパソコンを同じ環境で揃えてあり、ひとつのＸＰがダメになったら替えるだけだ。今後は、７で同じ環境を用意しておくことになる。
しかし、７が最新ＯＳだからと昔のＯＳを全部捨ててしまうと、データはあるのに見られないという事態が生じることになる。だから私は、９８、２０００、ＸＰ、ビスタと、昔のＯＳをすべて保存し、当時の状態を確認できるように保全している。また、ＯＳによっては使えないソフトがあるから、それも残しておく。
業務系以外はできるだけシンプルな普通のアプリケーションを使っていくのが中小企業の基本だ。バージョンアップに対応し、ＣＤ−ＲＯＭでアプリケーションをセットアップできるような状態を常に作っておかないといけない。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
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