■第491段　未来の仕事を現在に引き戻す
　（シリーズ　遠きをはかる）　平成２５年９月２日

●操業度の一定化を図る

　通常の業務を効率的にこなすためには、未来の仕事をできるだけ現在に引き戻して前倒しすることにより、スタッフの仕事の量をいつでも均一にする必要がある。

　わかりやすい例として年賀状を取り上げる。どこの会社でも年賀状を出すが、まずは古い年賀状の整理から始めるだろう。つまり、データベース管理である。もらった名刺を住所録に入力して管理し、暑中見舞等の整理をしなくてはいけない。

　ここでもっとも大事なポイントは、年賀状は広告宣伝のツールであるということだ。家庭で出す個人の年賀状は趣味のレベルでいいが、お金を稼ぐために存在している「企業」が出す年賀状は広告宣伝と位置付け、計画的に展開すべきである。お金をかけるわけだから、気合を入れなくてはいけない。出して意味のある発送先をしっかりと選定し、返却されないように効率よくきちっと出す。この一連の年賀状業務をわざわざ忙しい年末まで待ってやる必要はない。力を入れてやるべき広告宣伝である以上、１月１日から整理に着手すればいい。デザインも時間をかけて洗練させていく。

　年賀状や名刺の整理のような業務はいつでもできるからこそ後回しにしてしまいがちだが、逆に言えば操業度の調整に使える。スタッフの仕事の手が空いているときに率先して片付けてもらえれば、仕事の負担の偏りがなくなり、効率や速度、パフォーマンスをあげられる。

●コミュニケーションを先行させる

　たとえば、１７時くらいに宅急便を出したいとする。「今日、１７時の宅急便で出したい資料を１６時までには準備するので用意しておいてほしい」と朝一番にあらかじめ伝えておくか、１６時にいきなり資料を渡して、「これを急いで出してほしい」というか。前者のほうが仕事の流れがスムーズなことは明白である。

　コミュニケーションを優先的に考え、先に伝えておくだけで全体効率が上がる。夕方に出す宅急便を、突然出してくれと頼むか、朝一番で言っておくかで全然違うものだ。

　未来の仕事をできるだけ現在に引き戻して前に前に倒していく。コミュニケーションの部分はさらにもっと先行していく。未来の仕事を今やることによって、タイムラグが生じるので、仕事に追われなくなる。自分で調整できるようになれば、日常的には忙しいとしても、最後のところで徹夜して帳尻合わせをするような事態にならなくなり、全体的に仕事が楽になる。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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