■第271段　再利用できるレベルにデータを作り込む
　（テーマ　パソコンで情報活用する）　平成１９年４月２日

●再利用するために必要なこと

　パソコンで作成した文書を再利用できるレベルに作り込むために必要なことが３つある。第一はファイル名をわかりやすくつけること。私は「契約書0703」のように、名前のあとに年と月を入れている。そして、契約書フォルダーなどを作成して、皆が使えるサーバーの中に保管。文書はコピーして使い、バックアップもとっている。

　第二は社名や宛名など、文書で変更する部分は、誰でもわかるように色をつけておくこと。こうしないと、雛形にならない。目的に応じて社内外の文書が使えるように、整理整頓しながら、仕組みを整える必要がある。

　第三は、難しい機能を使ってはいけないこと。エクセルでいえばマクロ、ワードでいえば文字の大きさや色など、やりすぎると再利用性が損なわれていく。コンピュータに熟練しているのと、ビジネスの熟練とは異なる。ビジネスで優れているのは単純明快なこと。汎用化するためには誰でも使えることが条件だ。

●再利用を徹底させるのは、難しい

　お恥ずかしい話だが、再利用を考えていない弊社の一例をご紹介しよう。私が年末調整の担当表を作成するように３つの班に支持した。２つの班はエクセルで作成したが、１つの班は手書き。手書きがあると、再利用できないばかりか、担当人数を電卓で計算しなければならない。

　再利用という目的を考えていれば、１つの班がまずエクセルで雛形をつくり、ほかの班が順番にそれに入力するという発想になるはずだ。そうすれば、エクセルで担当人数をすぐに集計でき、翌年からはその文書をコピーして使うことができる。

　最初に雛形を作成するのは２〜３倍の手間がかかるが、一度作成すれば、その後がラクになる。その場しのぎの仕事では、財産が積み上がらない。その先を考えられるように従業員の意識を徹底させるのも、社長の仕事であり、これがもっとも大変だ。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

（一言）

　行き当たりは、ばったりだよ。

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