■第274段　情報の共有化、どこでもオフィス
　（テーマ　パソコンで情報活用する）　平成１９年４月２３日

●情報の共有化の二例

　私が社内で情報の共有化をして利便性を実感している二例をご説明しよう。まずは、気がついたときに情報を即座にスタッフ全員に同報メールで送れること。弊社では、毎週１回２時間半の全体会議を行っているが、それでも伝えられる情報は限界がある。ちょっとしたことでもリアルタイムで送信すると、忘れるということが防げる。「忙しくて、数日経った」ということがなくなる。

　次には、社内連絡での「病欠」「遅刻」などを届け出る専門のアドレスを作成したこと。そのアドレスに送信すると、全社員に配信される。これまでのように、朝、私に電話が入り、その後全員に伝えるという手間がなくなった。お客さんから病欠のスタッフあてに電話が入ったときにも、スムーズに対応できる。些細なことかもしれないが、従業員が20名いると非常に便利である。

●どこでも仕事ができ、素早い指示が可能

　出張中でも、朝でも、夜でも、ノートパソコンにインターネットを接続することにより、どこでも仕事ができるようになった。メールは携帯電話に転送することにより、事務所にいなくても受信可能。携帯ですぐに指示でき、スタッフからの質問も入るため、業務が止まることなく進み、事務所全体のスピードが高まる。「ノートパソコン＋インターネット＋携帯電話」は物理的な空間性、仕事をする場所を開放したといえる。

　お客さんにとっては、メールの返信があれば、パソコンであろうと携帯電話であろうと関係ない。素早い返信があれば、わざわざ電話をする手間がない。

　逆にいえば、ホームページがあり、メールを当たり前に使っているような勢いのある会社では、取引するときに同じような環境の会社を求める。メールを送れない、返信が遅い企業とは、つき合えない。当事者は理解していないが、大きな機会損失になる。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

（一言）

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