■第475段　顧客情報は企業の資産
　（テーマ　パソコンで情報活用する）　平成２５年１月７日

●クラウドは万全か

　ＩＴ（情報技術）に疎い事業者が手軽に活用できるクラウド型のＡＳＰ（アプリケーションサービスプロバイダ）は、初期費用が比較的安く、運用に手間がかからないうえ、どこからでも利用できるというメリットがある。
　その反面、集積度が上がってしまうと、ユーザー側にはバックアップしづらいという難点がある。たとえば、インターネットエクスプローラーの「ファイルで保存」する形式など、別形態でバックアップすることはできるが、残念ながらクローンはできない。

　クラウド側で保守メンテナンスをきっちりしてくれないと、データが飛んだときに、たとえ文章コンテンツがあっても、同じものを作るのには相当な手間暇がかかる。

　ウェブサイトのレベルではなく、基幹システムにトラブルが生じ、長い年月をかけて蓄積した万単位の顧客情報を根こそぎなくしてしまったら、大事な顧客の信用も同時に失うことになる。企業にとって顧客情報は事業の根幹ともいうべき貴重な資産。その情報を取得するための日々の小さな努力の積み重ねやコストがすべて無駄になる。

●アナログの環境も保全する

　顧客のファイルを「あ」から順に並べなおすようなアナログな作業は、コンピュータの何倍も時間がかかり、コスト的にはまったくあわないが、顧客データがコンピュータ上から消えてしまえばやるしかない。
　顧客ファイルを処分せずに、あいうえお順に普段からファイリングしておく等、アナログの情報を保全しておくといい。コンピュータにデータを入力したうえで、プリントアウトする。火事になったときのことを考えれば、プリントアウトした書類を別の場所にも保管しておく周到さが求められる。１枚の顧客の書類を２枚プリントアウトすると書類は３倍になるが、コンピュータなしではもう仕事ができない時代なのだから、壊れることを前提に念には念を入れておかなくてはいけない。

　会社の規模が大きくなると、業務自体がシステムに依存するようになり、コンピュータがダウンすると仕事が回らなくなることもある。コンピュータへの依存率が高まれば高まるほど、ハードウエア設計をどこまで慎重にやれるのかが鍵になる。

　定期的なバックアップ作業で、新しいデータや古いデータを切り分けしていく。その更新にすごく時間がかかっても、明日データが消滅するかもしれないというリスクがある限り、やるしかない。いまや会社の財産というのは、コンピュータのデータベースであり、日々、蓄積されていくものだからだ。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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