■第477段　会議が長い[その１：有益なのは「確認」]
　（シリーズ　お役所しごと番外）　平成２５年２月４日

●会議は作業を行う場ではない

『バカ社長論』『ダメ上司論』に続く拙著『お役所しごと入門』が、1月に日経プレミアシリーズから発売された。不況に苦しむ日本の再生のために少しでも力になれるよう、社会に貢献することを目指して報徳思想で取り組んだ渾身の新刊である。
　本書のなかで書ききれなかったコンセプト「お役所の病状」について、『お役所しごと入門』番外編として、このメールマガジンで伝え尽くしたい。

「お役所の病状」として企業が最も陥りやすいのが、会議が長いということだ。
　会議はなぜ長くなるのか。テーマに対するアイディアが発案者にないからだ。人を大勢集め、「出席者全員で考えてください」と丸投げすれば、拘束時間は当然長くなる。
　提出された会議の資料がひどい状態であれば、事前にきちんとした検討がされていないことを意味する。仕方がないので、有能な人たちが会議の場で訂正することになるが、それなら会議などしないで、優秀な人に資料を渡してチェックしてもらえばいいだけの話だ。会議で資料の間違い探しをするような会社の社長は、はっきり言って凡クラである。人材を正しく使えていない。
　長い会議では、能力がない人が延々と合議すると考えても、能力がある人が修正の作業をすると考えても、どちらにしてもパフォーマンスが出ない。本来、社員は個々に動いて有機的に結合したほうが、組織としてパフォーマンスが高いものである。

●会議ですべきこと

　会議の大前提として、発案者は自信を持って完璧な提案をする必要がある。その場でこきおろされて、質問への答えに窮するようでは、設定テーマに価値がない。
「今日の議案はこれです。さあ、みんなで考えてみましょう」という会議は論外である。みんなで集まって30分で考えるのではなく、事前にテーマを知らされ、それぞれが考えて会議に臨むのが本来のやり方だ。何の準備もなく会議をやるよりは、メールで意見交換したほうがまだマシと言えるだろう。

　最も有益な会議のやり方は「確認」である。たとえば、公認会計士・税理士である私が財務について話したときに、経理部長にあれこれケチをつけられるはずがない。発言にいちゃもんをつけられるようでは、その人に実力がないということになる。
　会議では、「こんな見方もあるのではないか」「こんなやりかたもあります」といった、新しい提案がなされるべきである。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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