■第670段　Zoomの使いこなしのポイント
　（シリーズ　コロナ禍のテレワーク）　令和３年４月１９日

●有料版と無料版の違い

　Zoomには無償の「基本（ベーシック）」版と、有償の「プロ」版、その上位の「ビジネス」版、最上位の「企業（エンタープライズ）」版がラインアップされ、私は年間２万円の「プロ」版を利用している。無料版は４０分（プロ版以上は実質無制限）という制限時間内であれば、最大１００人が参加するWeb会議を催すことができる。

　Zoomはあくまで仕事のツールのひとつで、電話がZoomになったに過ぎないが、使いこなせればすごく便利だ。コロナ禍でなければ、会議ツールは普及しなかった。
　スマホと一緒で、みんなが使うと一気に進化してコストが下がる。テレビ会議システムは昔、イニシャルコストだけで何十億という凄まじい金額が必要だったのに、いまは２万円で可能になったのだ。４０分だったら、タダだ。ただ、４０分で強制終了すると、再開にアイドルタイムが必要なので、ビジネスユースでは有料版をおすすめする。

●機能と使い勝手

　Zoomでの通常の打ち合わせ時間としては１時間くらいが適正だろう。講演会やセミナーをZoomで３時間見てくれといっても誰も見ないだろうから、そういう依頼はすべてお断りしている。原則、会議は１時間だ。３時間も集中力が続かない。
　また、１時間に１回は休憩が必要だ。１時間１コマの会議を２コマまで、Web会議はそれが限界だ。逆にいえば会議の時間は短くなる。通常２時間か３時間の会議が１時間で終わる。だらだらとした雑談がなくなるから、会議としての効率は悪くない。

　クライアントとの打ち合わせはもちろん、離れたところにいる人が一堂に会せるのも大きな魅力だ。地方の全支店の会議をZoomでやれば効率が上がる。ムダな出張も減る。
　また、PowerPointなどのプレゼンテーションやスライドショーを参加者全員のパソコンで共有化できるため、プロジェクターを用意して映さなくていいから楽だ。
　Web会議の内容を録画もしくは録音できるレコーディングも便利な機能だ。議事録の自動作成、自動文字起こし、翻訳機能など、新しい機能も追加できて、証拠力が高くなる。
　想定外のことも起きるから、実際に試してみて使いこなしていかないといけない。


　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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