■第671段　Zoomのホストの心得
　（シリーズ　コロナ禍のテレワーク）　令和３年５月３日

●開始時間ちょうどに入室許可

　Web会議を主催すると、開始時刻ギリギリに会議室に入りたい、通常の会議のように１０分前には集合していたいなど、参加者にはいろいろなタイプがいると気づく。
　ホスト自身が１０分前からスタンバイして、入室を許可してしまうと、参加者がどんどん入ってきてしまう。
　そうすると、参加者の１０人中９人が揃って、手持ち無沙汰で最後のひとりを待つ事態になりかねない。いったん開けてしまうと席を外すわけにもいかず、ヘッドセットをしっぱなしで、空白な時間が流れていくことになる。待ちぼうけの１０分は苦痛だ。

　うちの事務所では「遅れてもいいから、ぴったりにしてください」とお願いしている。１分前ぐらいに参加者全員を入室させるとホストが決めてしまえば、ボーッと待たなくていいので、みんなが幸せだ。時刻ぴったりに会議を開始するのは大事なポイントで、ホストの仕切りの腕が問われる。

●発言者や音声を調整する

　２０人ぐらいのWeb会議はカオスと化す。
　Web会議システムを使い慣れている人がホストにならないと、全員をケアすることができない。発言したい人は画面上の「手を挙げる」をタップすると挙手できる。参加者リストの名前の横に手のマークがつき、ホストに気づいてもらえる仕組みだ。挙手の機能がないと、大人数の会議は厳しい。

　１対１なら問題ないが、複数人で会議を行う場合は雑音が混ざらないよう音声をミュートにしたほうがいい。人数が多いとハウリングするから、強制ミュートにする必要がある。オフィスで参加していると電話が鳴ることもあり、マイクをつけっぱなしだと周囲の雑音も入ってしまう。
　会議のエチケットとして、自分がしゃべるときだけミュートを解除し、聞いているときはミュートするという操作が必要になる。全員にそれを強いるのは酷なので、ホストがきめ細かいフォローをすべきである。Web会議では、ホストのスキルが重要だ。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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