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■第770段 メールを正しく使いこなす
（テーマ バックオフィスを効率化する） 令和７年６月１６日
●迷惑メールフィルターで信頼性を確保
メールを効果的に活用するためには、迷惑メールフィルターの導入が不可欠だ。現在、多くの企業や個人が膨大な量の迷惑メールに悩まされており、特にホームページなどに公開されたメールアドレスに対するフィッシング詐欺が蔓延している。信頼性の高いフィルターを導入することで、これらのリスクを未然に防ぐことができる。メールサーバーを自社で運用することはコストや技術的なハードルが高いため、高機能なレンタルサーバーを活用することで、効率的かつ安全なメール管理を実現できる。
一方で、Gmailのような無料サービスでは、メールの消失リスクや自動迷惑メールフィルターの誤作動が発生することがある。スパムメールと誤判定してゴミ箱に移動するのではなく、発信者に跳ね返すトラブルが発生する恐れがあり、ビジネス用途には不向きだ。
●法的効力と転送機能
メールは裁判における証拠資料としても重要な役割を果たす。言った言わないの争いを防ぐためにも、メールによるやり取りを証拠として残すことが推奨される。過重労働やパワハラ、セクハラなどのハラスメントの問題に対しても、証拠として機能し得る。
さらに、現代では契約書の代わりにメールで合意を取ることが可能であり、法的にもその効力が認められている。押印をして確認しあう必要がない時代になりつつあるのだ。社内メールの活用も同様に重要で、口頭での指示よりも効率的に業務を進めることができる。出張中でもメールなら素早く的確に指示を出せるため、仕事がスムーズに進む。
エース会計事務所ではパソコンのメールを携帯に転送しており、外出先でも迅速に情報を把握できる。転送機能を活用すれば、業務のスピードを大幅に向上させられる。しかし、過重労働に繋がりかねない側面もあり、適切な管理が求められる。20年以上前に導入した当初は賛否が分かれたが、現在は全正社員がメール転送を利用しており、業務の効率化に役立っている。部署ごとに転送メールアドレスをセットすれば、顧客とのやり取りを部署間で共有することも可能だ。メールは非常に有用なツールであり、使いこなさなければ生き残れない。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
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