■第51段　従業員不正ができない仕組みをつくる
　（テーマ　従業員をうまく仕切る）　平成１５年１月１３日

●なぜ使い込みをするのか？

　従業員が30人ぐらいの規模になると、社長自身が給与振り込みをすることが時間的にムリになり、振り込みなどを経理担当者に任せることになる。そこに従業員の不正が出る余地がある。

　経理担当者が毎日扱っているお金は1,000万円なのに、給料は月30万円。銀行印が社長から渡されていれば、使っていけないと頭ではわかっていても、誘惑に駆られてしまう。「3万円あれば飲みに行ける。明日戻しておけばいいや」。一度やると3万が6万になって10万、1,000万円……。

　中小企業で一番多いのが、会社の銀行印を経理担当者に渡してしまうこと。なおかつ、そのなかでもっとも多いのが、経理担当者が親戚というパターン。親戚だから、悪いことはしないだろうと信じ込んでいる。会計事務所が見ているからと安心している経営者もいるが、うまく処理すると、いくらプロでもわからない。

●従業員不正ができない仕組みとは

　経営者は営業だけをやっていればいいわけではなく、オールマイティでなければいけない。経理がわからない、資金繰りがわからないからとベテランの経理担当者を雇って、安心してしまう。従業員にお金を任せることを不安に思わない経営者が、私の経験では3割ぐらいいる。従業員不正の話は年に1〜2件ぐらいは聞く。

　従業員不正は、本人の責任ではなく、会社が不正できるような仕組みにしていることが問題だ。銀行印は従業員に絶対に渡してはならない。振り込みは明細を確認して、社長が銀行印を押す。まとまった額の振り込みがあるときには、すべて申請書に書いて、その金額を出金して処理させる。そのように必ずやらなければいけない。それをしないと不正が起きる余地が必ずある。余地があれば、何か起こっても仕方がない。

「なんとなくお金がない」「なんで毎月海外旅行に行けるのかな？」「キャバクラに通っているみたい。なんで続くのかな？」といったことで、使い込みがわかる。それまで、だいたい5〜10年ぐらい不正をしているから、トータルで1,000万円は必ずいく。証拠を隠滅するから、通帳しか残らない。

　証拠がないから、刑事告発は受理されるのも一苦労であり、立件してもお金が戻ってくるわけではない。そうならないためには、従業員不正の余地を経営者は作ってはいけない。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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