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■第382段 解決法２：できない理由を探り、最適な方法を見つけ出す
（テーマ 従業員をうまく仕切る） 平成２１年５月１８日
●守らない理由を分析する
組織では、効率的で効果が上がる仕組みをつくり、きちんと運用することが、利益を出したり、ミスを防いだりするカギになる。「PDCAサイクル」の中で、大切なのはAction（改善）をして、最初のPlan（計画）に戻すことだ。
たとえば、「毎日、営業日報を書いてください」と会議で決まったとする。最初は「わかりました」といって書くが、１週間後には出てこなくなる。社長が注意しても、「忙しくて、先週はできませんでした」という言い訳をする。
このような場合、営業日報を書かせること自体が不効率ということもあるため、営業日報が書けない理由を分析する。項目数が多いのか、毎日ではなく、週３日にすればいいのか。課ごとにバラツキがあれば課長が悪いのか、営業会議をしたほうがいいのかなど、行わない理由を詰めて、会社として最適な方法を見つけ出す。決まったら、必ず守らせて運用していく。
●ミスが起きない仕組みとは
私の事務所では、グループウェアを使って、郵便の管理をしている。従業員それぞれが、社名、部署、肩書き、名前、送る書類について書くと、郵便の担当者がタックシールや送り状をつくり、依頼した者が最終確認をして、投函している。
最終確認をしないと、宛先や役職を間違えるなどして、申告書が期限どおりに届かないという事故が起きる。事故が起きてはじめて身にしみるが、起こらないほうがいい。起こらない仕組みをつくって運用すれば、万全というわけだ。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
（一言）
給与泥棒は、誰ですか。
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