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■第416段 情報を管理する仕組みをつくる
（テーマ 売れる営業になる） 平成２２年７月１９日
●間違いや漏れをなくす
正確な情報を入手するため電話で注文を受けるときには、専用シートを用意して、必要な項目を確認しながら電話で聞くこと。この体制を整えずに電話で注文を受けたら、注文を間違えたり、ＦＡＸや電子メールアドレスの情報が漏れていて売掛金の督促ができなかったりと、混乱する元になる。仕組みとして情報の精度を高めないと、下流のコストが高くなっていく。
電話で注文を受けるのは面倒だが、「注文したい」というお客さんの舌の根の乾かぬうちにそのまま受けたほうがいい。「ではＦＡＸでフォームを送りますから」というと「じゃあ、いいよ」といわれることもある。お客さんを会社のスタイルに合わせるのではなく、お客さんに合わせた仕組みをつくることで、上流で正確な情報がとれれば、下流の最後までいっても紙の正確さが生き続け、間違いが少なくなる。
●管理するのはヒト・モノ・カネよりも情報
優秀な上司は「電話で聞くのは面倒くさいけれど、頼んだよ」と部下に伝え、しっかり管理して利益を生む。一方、バカ上司だと、「面倒くさいのでＦＡＸでやりましょう」という部下の提案に従って、機会の損失をする。
管理というと、ヒト・モノ・カネが浮かぶが、情報を管理する仕組みが一番重要であり、この根本がわかるとコンピュータ化、データベース化、ペーパーレス化につながっていく。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
（一言）
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